Archiver ses éléments sur Outlook pas à pas

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Microsoft Outlook permet à ses utilisateurs d’archiver les éléments afin de libérer de l’espace dans leur boîte de réception. Le point sur ces méthodes d’archivages.

L’heure est au ménage et au rangement de votre boite mail ! Maintenant que vous avez nettoyé votre boîte mails Outlook en quelques clics, archivez vos éléments afin de libérer de l’espace dans votre boîte de réception. Ces éléments sont enregistrés dans Outlook au format de fichier de données, ou « .pst ».

S’offre alors deux options : vous pouvez soit mettre en place une fonction d’archivage automatique ou classer manuellement des e-mails et des éléments d’archives régulièrement. Zoom sur ces deux méthodes.

L’archivage manuel d’Outlook

  • Ouvrez Microsoft Outlook 2010 . Si vous utilisez Microsoft Outlook sur un compte Exchange Server cette fonction n’est très probablement pas disponible pour vous. L’archivage est contrôlé par les administrateurs de serveur, plutôt que par les utilisateurs.
  • Cliquez sur l’onglet « Fichier » sur la barre horizontale supérieure.
  • Sélectionnez « Outils de nettoyage » parmi les options
  • Cliquez sur l’option « Archive »

Outlook archive 1

  • Sélectionnez le choix de dossiers d’archives, y compris les sous-dossiers, dans la boîte de dialogue.
  • Choisissez le dossier que vous souhaitez enregistrer et archiver dans la fenêtre du navigateur. Vous pouvez archiver chaque dossier un à la fois, ou sélectionnez le niveau supérieur pour archiver l’ensemble de la boîte aux lettres.
  • Choisissez une date actant l’archivage des éléments. Tous les e-mails, rendez-vous et les documents antérieurs à cette date calendrier seront archivés. Si vous souhaitez remplacer tous les éléments qui ont été marqués  à ne « pas archiver automatiquement » , vous pouvez cocher cette case maintenant. Cela remplacera cette instruction pour cette archive manuelle unique.

Outlook 2

  • Sélectionnez l’emplacement de votre fichier d’archive. Il peut être enregistré automatiquement dans un dossier d’archivage sous la rubrique « Fichiers Outlook» ; cependant, vous pouvez utiliser la fonction de navigation pour choisir un emplacement sur votre ordinateur ou un disque amovible.
  • Appuyez sur le bouton « OK» pour archiver vos documents.

Outlook 3

  • Réitérez régulièrement cette méthodologie pour archiver vos fichiers Outlook. Vous souhaiterez certainement sauvegarder tous vos fichiers informatiques, y compris vos éléments Outlook archivés !

L’auto-archive des éléments Outlook

  • Cliquez sur l’onglet « Fichier » dans la barre d’outils horizontale supérieure.
  • Choisissez la section « Options ».

Outlook4

 

  • Cliquez sur « Options avancées » et allez dans « Paramètres d’archivage automatique ».

Outlook5

  • Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter l’Archivage automatique. Cochez puis tapez un nombre dans la section qui dit « Archiver automatiquement tous les _ jours. » Si vous souhaitez désactiver l’archivage automatique, tapez un zéro à la place du nombre de jours. Si vous souhaitez désactiver l’archivage automatique, tapez un zéro à la place du nombre de jours.

Outlook6

  • Choisissez des options supplémentaires. Vous pouvez choisir de « supprimer les anciens éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement).
  • Vous pouvez également choisir de recevoir une « demande avant l’exécution de l’archivage automatique ».
  • Cliquez sur la case pour « Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers ». Cela vous permettra d’accéder à des éléments archivés plus rapidement.-
  • Vous pouvez aussi décider d’« effacer les éléments les plus anciens que X mois » à vous de choisir la périodicité de ce nettoyage.
  • Si vous souhaitez appliquer ces paramètres à tous les dossiers, cochez la case, le cas échéant.
  • Sélectionnez le fichier dans lequel vous voulez que les éléments archivés soient stockés. Utilisez le navigateur pour passer au fichier par défaut.
  • Cliquez sur « OK » pour commencer votre programme d’archivage automatique. Il sera exécuté automatiquement en fonction du nombre de jours que vous avez spécifié.

Modifier les paramètres d’archivage automatique de vos dossiers manuellement

  •  Accédez à votre liste de « Dossiers » sur le ruban principal d’Outlook.

Outlook7

  •  Sélectionnez et cliquez à droite sur ce dossier.
  • Cliquez sur l’option « Propriétés » dans la boîte qui apparaît.

Outlook8

  • Sélectionnez l’onglet « Archivage automatique ».

Outlook9

 

  • Sélectionnez les nouveaux paramètres pour ce dossier.
  • Cochez « Ok » lorsque vous avez terminé.

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