6 conseils d’expert pour être plus performant sur Microsoft Word

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Retour sur 6 fonctionnalités cachées destinées à vous rendre plus productif lors de la création et l’édition de documents Word.

La plupart des gens utilisent seulement une fraction des fonctionnalités de Microsoft Word. Pas étonnant, étant donné l’ampleur même des capacités qu’offre le logiciel. Tirez parti du logiciel de traitement de texte et de documents, grâce à 6 clics astucieux.

La mise en forme d’un Style de titre

Les titres intégrés sous l’onglet Accueil, dans le groupe Styles  (Titre 1, Titre 2, Titre 3, et ainsi de suite) sont incroyablement utiles, en particulier pour les documents longs tels que les rapports.

Lorsque vous utilisez le groupe Styles, vous pouvez passer en mode Plan (à partir de l’onglet Affichage) pour voir comment votre document apparaîtra selon le style choisi. Cliquez sur le signe plus à gauche de toute position pour le réduire.

Word6 - Styles - Word

Voici deux secrets que chaque utilisateur de Word devrait connaître à ce sujet :

Il est possible d’appliquer automatiquement les trois premiers niveaux de la rubrique des Styles en utilisant des raccourcis clavier. Pour ce faire, il suffit de sélectionner la ligne que vous souhaitez utiliser comme un titre et appuyez sur :

  • Ctrl + Alt + 1 pour appliquer le format Titre 1.-
  • Utilisez Ctrl + Alt + 2 ou Ctrl + Alt + 3 pour les formats 2 et 3 correspondant au style voulu.

Tous les styles ne figurent pas dans la galerie des Styles rapides disponible sous l’onglet Accueil, pour ouvrir le volet Office Appliquer les styles, il n’y a qu’à cliquer sur Ctrl + MAJ + S. Sous Nom de style, il ne reste plus qu’à taper le nom du style voulu.  

Utilisez le volet de navigation pour les longs documents

Le volet de navigation est normalement caché. Nous vous recommandons de l’activer en utilisant la case à cocher sur l’onglet Affichage, comme indiqué ici.

Word6 -voletnavigation - Word

Si votre document comprend des paragraphes formatés à l’aide des Styles de titre, le volet de navigation va le mettre en exergue lorsque vous cliquez sur la rubrique Titres. Vous pouvez ainsi cliquer sur chaque rubrique pour accéder directement à cette section.

La rubrique Pages vous permet de voir les vignettes de votre document et sauter d’une page à l’autre en un clic. Ce qui est particulièrement utile pour les fichiers longs au format PDF.

Enfin, utilisez l’affichage des Résultats pour ouvrir une boîte de recherche où vous pouvez trouver toutes les instances d’un mot ou une phrase dans votre document. La liste à retrouver dans le volet de navigation affiche chaque résultat dans son contexte.

Les raccourcis claviers incontournables

Il va de soi que vous serez plus productif si vous maîtrisez certains raccourcis clavier au lieu de constamment saisir votre souris. La liste complète des raccourcis clavier pour Word 2013 est à retrouver ici.

Toutefois, voici deux raccourcis clavier que la plupart des pros Word ne connaissent certainement pas :

Appuyez sur F8 pour activer le mode extension. Vous pouvez ensuite utiliser la flèche gauche ou flèche droite pour étendre la sélection dans les deux sens. Mais ce n’est pas tout ! Appuyez à nouveau sur F8 pour augmenter la taille de la sélection ; Appuyez deux fois sur F8 pour sélectionner le mot courant. Appuyez une troisième fois pour sélectionner la phrase en cours, une fois de plus pour sélectionner le paragraphe entier, et une fois de plus pour sélectionner le document entier. Vous pouvez ensuite couper, copier ou appliquer un formatage à votre sélection.

Appuyez sur Ctrl + Y pour refaire ou répéter la dernière action. Si, par exemple, vous souhaitez changer la mise en forme de certains dans un document, vous pouvez appliquer cette mise en forme une fois, puis passer à l’instance suivante et cliquer sur Ctrl + Y pour répéter l’action.

Coller du texte sans changer le formatage

Combien de fois cela a pu vous arriver ? Vous souhaitez copier du texte à partir d’une page Web dans un document Word mais lorsque vous collez le contenu du Presse-papiers dans votre document la mise en forme se détraque.

Ainsi si vous souhaitez un contrôle précis de la mise en forme de ce que vous collez, utilisez l’une des options Collage spécial. Ils sont disponibles lorsque vous cliquez sur la flèche sous la commande Coller sur le ruban d’Accueil.

Word6-collage

Il existe également un raccourci clavier beaucoup plus simple : appuyez sur Ctrl + Alt + V pour ouvrir la boîte de dialogue Collage spécial. Les options exactes varient, en fonction de ce que vous avez copié, mais pour la plupart des textes, vous pouvez choisir l’option Texte sans mise en forme afin de fusionner le texte dans votre document sans mise en forme étrangère.

Word6 - Collage spécial-2

 

Ajouter du texte aléatoire à un document Word

Chaque concepteur connaît le texte « Lorem Ipsum », les mots latins utilisés pour remplir le corps d’un document afin que chacun puisse voir à quoi il va ressembler sans être distrait par le contenu réel.

Pour entrer un texte aléatoire « Lorem Ipsum » dans le document en cours, utilisez la fonction lorem. Commencez par un signe égal, ajouter le mot lorem , puis entrez un ou deux numéros entre parenthèses .

Le premier nombre définit le nombre de points que vous voulez, soit =lorem(3) ajoute trois paragraphes de longueurs différentes.

Ajouter une virgule et un second nombre pour définir la longueur de chaque ligne du paragraphe, Ainsi, =lorem(3,4) ajoute 3 paragraphes comptant 4 lignes de texte pseudo- latin.

Si vous préférez le texte dans votre langue maternelle, utilisez la fonction =rand à la place.

Word6-lorem

Changer la mise en forme par défaut pour les nouveaux documents

Personnalisez Word afin qu’à chaque nouveau document, il utilise vos polices et paragraphe. L’astuce est alors de sauver vos préférences dans le modèle de document habituel, et vous pouvez le faire automatiquement.
Appuyez sur Ctrl + Maj + F pour ouvrir la boîte de dialogue Police. Choisissez votre police et votre taille préférée et cliquez sur OK. Ensuite il suffit de rouvrir cette boîte de dialogue et cliquer sur le bouton Définir par défaut. Dans la boîte de dialogue résultante, sélectionnez Tous les documents basés sur l’option modèle Normal. Enfin, sauvegardez vos modifications.

Word6-Police

Vous pouvez faire de même avec le formatage des paragraphes. Faites un clic droit sur tout le texte et choisissez Paragraphe dans le menu contextuel pour ouvrir la boîte de dialogue Formatage de paragraphe, qui dispose également d’un bouton Définir par défaut.

Word6- paragraphe

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